Come si scrive un position paper?

L’armamentario degli strumenti a disposizione del professionista di public affairs è sempre più vario, ma il cosiddetto position paper rimane uno strumento fondamentale per sintetizzare argomenti e dati di supporto su un tema su cui si desidera influenzare i decisori. Anche quando la comunicazione avviene oralmente, è sempre buona pratica lasciare un documento scritto all’interlocutore. Inoltre la stesura di un documento ti aiuterà a pensare ai messaggi e alla loro logica, e a perfezionare un argomento orale. 

I destinatari di un position paper sono principalmente i decisori pubblici - ministri, parlamentari influenti (come i presidenti delle commissioni parlamentari) e alti funzionari. Ma un position paper può anche servire a condividere la posizione dell’organizzazione che si rappresenta con altri stakeholders, compresi associazioni di categoria, le ONG, i media, etc.

Alla base, un position paper ha due obiettivi:

• comunicare in modo chiaro e conciso la posizione adottata dalla tua organizzazione su un dato tema. 
• influenzare i tuoi interlocutori in modo che agiscano secondo le tue richieste, o, quantomeno, che adottino una posizione che si avvicini alla tua (o che sia più vicina di quanto sarebbe stata in assenza del tuo intervento).
  

Il position paper non è l’unico mezzo di comunicazione e influenza, però è fondamentale in quanto spiega la tua posizione per iscritto dimostrando chiarezza e trasparenza. 

Poiché il fine ultimo di un position paper è di portare il lettore verso il proprio modo di pensare, l'argomentazione deve essere chiara, succinta e persuasiva, sostenuta da dati appropriati. Se il paper riguarda un disegno di legge già presentato, dovrà esaminare il testo in dettaglio. Se la proposta è ancora in fase embrionale e non è contenuta in un documento dettagliato, il paper dovrà essere più concettuale. 

In generale, un position paper efficace non dovrebbe avere più di 4 pagine, esclusi gli allegati, e dovrebbe essere organizzato per sezioni con titoli auto esplicativi. Chiunque sia a redigere il tuo position paper, è buona norma farlo leggere a qualcun altro che non è stato coinvolto nella stesura, per verificare che sia comprensibile, piacevole da leggere, e senza errori di ortografia. 

Noi ti consigliamo di seguire questa struttura:

• Executive Summary: inizia con un paragrafo di apertura che va dritto al punto, riassumendo la questione e le raccomandazioni - come un buon comunicato stampa, l’idea è catturare l'attenzione del lettore affinché continui a leggere. Attira l’attenzione sottolineando gli aspetti negativi della situazione attuale e stimola il desiderio di un futuro migliore ma raggiungibile.
  
• Il problema: inquadra il tema del tuo position paper usando pochi dati e statistiche pertinenti. Includi gli aspetti finanziari, ambientali, culturali e politici e invita a considerate se si sta affrontando il problema "giusto", e se è necessario affrontarlo ora, oppure al contrario perché è urgente occuparsi della questione in questo momento; . 
  
• Impatto dell’intervento previsto: se il paper commenta un disegno di legge o una proposta già resa nota, evidenzia quali sarebbero le conseguenze negative per la tua organizzazione e il tuo settore ma soprattutto altri settori dell’economia e della società. Se altre organizzazioni hanno espresso il loro parere in merito, sintetizza le loro posizioni. Se l’intervento proposto presenta aspetti positivi evidenziali ma sottolinea come nella sua interezza l’intervento non è appropriato/adeguato/efficace. 
  
• Opzioni di intervento: descrivi le opzioni di intervento possibili sulla questione, inclusa l’opzione di non-intervento, e i costi e i benefici associati per tutte le parti coinvolte. Se la questione in oggetto è di natura tecnica, considera l’opzione di legiferare per sommi capi e di rimandare i dettagli a regolamenti. In questa sezione puoi fare riferimento a come lo stesso problema sia stato affrontato in altre giurisdizione e con quali risultati.
  
• Raccomandazioni: proponi una raccomandazione specifica fra quelle descritte nella sezione precedente, e richiamane brevemente i benefici. Menziona esperti del settore che sostengono l’intervento da te raccomandato. Se rilevante, descrivi i meccanismi di monitoraggio e di valutazione che possono essere messi in atto per verificare il funzionamento della tua proposta. 
  
• Allegati: includi una bibliografia e dei dati di supporto più dettagliati di quelli usati nel paper. Usa gli allegati anche per presentare informazioni di contesto che possono essere utili al decisore, ad esempio copie di articoli di giornale rilevanti di cui potrebbe non essere al corrente. 

Scrivere un position paper è fondamentale per sintetizzare la posizione della tua organizzazione su uno sviluppo legislativo e in generale su una tematica, influenzare il decisore con argomenti logici e supportati dai dati, e costruire il consenso da parte di altre organizzazioni che hanno un peso agli occhi dei decisori. Un position paper è chiaro, succinto e persuasivo. Non sostituisce una presentazione orale, ma fornisce un riassunto scritto della posizione della tua organizzazione che il tuo interlocutore può consultare successivamente. Se il paper è di alta qualità, fornisce anche del materiale che i tuoi stakeholders possono usare per redigere i loro position paper.